Podróże służbowe są integralną częścią współczesnej pracy zawodowej. Niezależnie od tego, czy dotyczą wyjazdów krajowych, czy zagranicznych, niosą ze sobą ryzyko związane z nagłym zachorowaniem, wypadkami czy nieprzewidzianymi zdarzeniami losowymi. Dlatego ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej staje się nie tylko elementem dbania o bezpieczeństwo zatrudnionych, ale także obowiązkiem pracodawcy, który chce chronić zarówno zdrowie, jak i majątek firmy.

Standardowe ubezpieczenie turystyczne a ubezpieczenie pracownika

Wiele firm korzysta z standardowego ubezpieczenia turystycznego, które obejmuje podstawowe koszty leczenia i transportu medycznego. Jednak ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej wyróżnia się tym, że:

jest dostosowane do obowiązków zawodowych i potencjalnych zagrożeń wynikających z pracy za granicą,
obejmuje koszty związane ze sprzętem służbowym i bagażem podróżnym,
uwzględnia odpowiedzialność finansową pracodawcy w razie wypadku lub szkody wyrządzonej osobom trzecim.

Dlaczego warto wykupić ubezpieczenie podróży służbowej?

Standardowe ubezpieczenie turystyczne najczęściej nie zapewnia pełnej ochrony w podróżach służbowych, dlatego warto rozważyć specjalną polisę dla pracownika w delegacji. Tego typu ubezpieczenie obejmuje nie tylko podstawowe świadczenia, ale również dodatkowe ryzyka związane z charakterem podróży zawodowej: chroni przed nieprzewidzianymi wydatkami medycznymi, kosztami transportu oraz odpowiedzialnością cywilną wobec osób trzecich.

Chroni także sprzęt i dokumenty służbowe, zwraca koszty w razie przerwania delegacji oraz zapewnia wsparcie assistance 24/7, w tym organizację wizyt lekarskich czy transportu.

Dzięki temu zarówno pracownik, jak i firma mogą skupić się na obowiązkach zawodowych. Mają także pewność, że koszty leczenia, odpowiedzialności cywilnej oraz ewentualnych utraconych korzyści związanych z przerwaniem delegacji nie obciążą ich finansowo, a sama podróż służbowa przebiegnie bez niepotrzebnego stresu.

Ważne: Sprawdź, czy polisa obejmuje odpowiedzialność cywilną w sytuacjach zdalnej pracy lub podczas korzystania z wynajętych przestrzeni biurowych i coworkingów za granicą. Coraz więcej pracowników wykonuje obowiązki służbowe poza tradycyjnym biurem, a standardowe OC może nie pokrywać szkód wyrządzonych w wynajmowanym sprzęcie lub mieniu współpracowników. Taki dodatek daje realną ochronę w nietypowych, nowoczesnych formach pracy.

Obowiązek pracodawcy i korzyści dla pracownika

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo pracowników w czasie wykonywania obowiązków służbowych, również podczas podróży służbowych. Wykupienie ubezpieczenia podróży służbowej przynosi wiele korzyści zarówno firmie, jak i pracownikowi:

Zmniejsza ryzyko finansowe pracownika i firmy – koszty leczenia, ratownictwa czy odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim mogą być bardzo wysokie, a polisa przenosi to ryzyko na ubezpieczyciela.
Zapewnia dostęp do nieodpłatnych świadczeń i pokrycie kosztów leczenia za granicą – pracownik może liczyć na szybki transport medyczny, hospitalizację, konsultacje lekarskie oraz refundację leków i zabiegów.
Chroni przed skutkami chorób przewlekłych i nagłych wypadków – odpowiednie rozszerzenia polisy umożliwiają leczenie chorób przewlekłych, a także zabezpieczają w przypadku kontuzji czy wypadków podczas delegacji.
Ogranicza stres i pozwala skupić się na obowiązkach zawodowych – pracownik, wiedząc, że jest w pełni ubezpieczony, może skoncentrować się na pracy, zamiast martwić się ryzykiem zdrowotnym czy finansowym.
Daje firmie pewność zgodności z przepisami i standardami BHP – ubezpieczenie podróży służbowej jest elementem kompleksowej polityki bezpieczeństwa pracowników i może być częścią procedur compliance w organizacji.
Wspiera elastyczną i zdalną pracę – polisa może obejmować sytuacje, w których pracownik wykonuje obowiązki służbowe poza tradycyjnym biurem, np. w wynajętym coworkingu lub podczas delegacji w nietypowych lokalizacjach.

Dzięki temu zarówno pracownik, jak i firma zyskują realną ochronę finansową i bezpieczeństwo zdrowotne podczas każdej podróży służbowej.

Sprawdź: Ubezpieczenia pracownicze – co każdy pracodawca powinien wiedzieć?

Zakres ochrony ubezpieczenia pracownika w zagranicznej podróży służbowej

Typowa polisa podróży służbowej obejmuje szeroki zakres świadczeń, które zapewniają bezpieczeństwo pracownikowi i minimalizują ryzyko finansowe dla firmy:

Koszty leczenia i leczenia ambulatoryjnego – obejmuje konsultacje lekarskie, hospitalizację, badania diagnostyczne oraz leczenie specjalistyczne powstałe w wyniku chorób nagłych lub urazów w czasie delegacji.
Koszty nabycia protez ortopedycznych, środków opatrunkowych, leków i zabiegów chirurgii plastycznej – w uzasadnionych przypadkach polisa pokrywa również rehabilitację i korekcyjne zabiegi medyczne konieczne po wypadkach służbowych.
Transport medyczny do placówek służby zdrowia – w tym transport karetką, helikopterem lub innymi środkami ratunkowymi, zarówno w kraju, jak i za granicą, jeśli wymaga tego stan zdrowia pracownika.
Koszty ratownictwa w trudnym terenie lub przy użyciu specjalistycznego sprzętu – np. w górach, na morzu lub w odległych lokalizacjach, gdzie interwencja wymaga zastosowania specjalistycznego sprzętu i wykwalifikowanych ratowników.
Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) – obejmuje trwały uszczerbek na zdrowiu, śmierć w wyniku wypadku, a także świadczenia finansowe w razie czasowej niezdolności do pracy.
Ochronę OC w życiu prywatnym i zawodowym – pokrywa szkody wyrządzone osobom trzecim, w tym klientom, współpracownikom lub mieniu wynajętym podczas wykonywania obowiązków służbowych.
Ochronę bagażu i sprzętu służbowego – zabezpieczenie dokumentów, laptopów, telefonów i innych narzędzi pracy, które są niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych.
Koszty przerwania lub skrócenia delegacji – polisa może pokrywać wydatki związane z wcześniejszym powrotem pracownika z powodu nagłego wypadku, choroby lub zdarzeń losowych, które uniemożliwiają kontynuację podróży służbowej.
Wsparcie assistance biznesowego – dostęp do infolinii 24/7, organizacja wizyt lekarskich, transportu medycznego, tłumaczenia medycznego, a w razie potrzeby także wsparcia logistycznego lub prawnego.

Dzięki tak kompleksowej polisie pracownik zyskuje pewność, że zarówno jego zdrowie, jak i mienie są chronione w pełnym zakresie, a firma minimalizuje ryzyko finansowe wynikające z nieprzewidzianych zdarzeń podczas podróży służbowej.

Ubezpieczenie podróży służbowej a choroby przewlekłe

Pracownicy z chorobami przewlekłymi powinni szczególnie zwrócić uwagę na:

możliwość rozszerzenia ochrony o koszty leczenia nagłych zaostrzeń choroby,
dostęp do niezbędnych udokumentowanych wydatków związanych z leczeniem chorób przewlekłych,
pokrycie kosztów leczenia w placówkach służby zdrowia za granicą.

Warto, aby ubezpieczenie uwzględniało wszystkie potencjalne ryzyka, które mogą wystąpić w czasie wyjazdu służbowego.

Ubezpieczenie sprzętu służbowego i bagażu

Podczas wyjazdów służbowych często przewozi się sprzęt elektroniczny, dokumenty lub specjalistyczne urządzenia. Polisa powinna obejmować:

ubezpieczenie sprzętu służbowego w trakcie podróży,
ochronę bagażu podróżnego w przypadku zagubienia, kradzieży lub uszkodzenia,
odpowiedzialność za mienie przewożone przez pracownika, zarówno w transporcie publicznym, jak i prywatnym.

Transport medyczny i koszty leczenia za granicą

Transport medyczny i koszty leczenia za granicą mogą być wysokie. Polisa powinna pokrywać:

koszty transportu do najbliższej placówki służby zdrowia,
koszty powrotu pracownika do kraju w przypadku kontynuacji leczenia,
leczenie ambulatoryjne oraz niezbędne hospitalizacje.

Ubezpieczenie OC w podróży służbowej

Odpowiedzialność cywilna (OC) w życiu prywatnym i zawodowym chroni pracownika i firmę przed roszczeniami osób trzecich w przypadku:

szkód wyrządzonych osobom trzecim podczas wyjazdów służbowych,
zniszczenia mienia osób trzecich,
kosztów prawnych związanych z roszczeniami.

Ubezpieczenie dodatkowe i rozszerzenie ochrony

W zależności od rodzaju wyjazdu, warto wykupić:

dodatkowe ubezpieczenie pracownika obejmujące sport wysokiego ryzyka, np. jazdę służbową pojazdami w trudnych warunkach,
ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków,
pokrycie kosztów leczenia chorób przewlekłych.

Rozszerzenie ochrony zwiększa bezpieczeństwo i minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych kosztów.

Dowiedz się także: Jak komunikować ofertę ubezpieczenia grupowego pracownikom?

Służbowe podróże zagraniczne a Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ)

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) zapewnia dostęp do nieodpłatnej lub częściowo refundowanej opieki medycznej w krajach Unii Europejskiej, co może być przydatne w przypadku nagłych chorób czy urazów. Jednak zakres tej ochrony jest ograniczony i nie obejmuje wielu istotnych ryzyk związanych z wyjazdami służbowymi.

EKUZ zapewnia częściowe świadczenia nieodpłatne w państwach UE, ale:

nie pokrywa kosztów transportu medycznego ani akcji ratowniczych,
nie obejmuje ochrony sprzętu służbowego i bagażu,
nie zapewnia odpowiedzialności cywilnej w pracy zawodowej.

Dlatego nawet przy posiadaniu EKUZ wykupienie ubezpieczenia pracownika w podróży służbowej pozostaje konieczne, aby zapewnić pełną ochronę finansową i logistyczną podczas delegacji

Informacja: warto połączyć EKUZ z polisą podróży służbowej o szerokim zakresie, uwzględniającym koszty transportu medycznego, ochronę sprzętu służbowego i odpowiedzialność cywilną. Dzięki temu pracownik ma pełną ochronę, a firma minimalizuje ryzyko finansowe związane z nagłymi wypadkami, uszkodzeniem sprzętu lub odpowiedzialnością za szkody wobec osób trzecich – nawet podczas delegacji w krajach UE.

Obowiązki pracodawcy w zakresie ubezpieczenia

Pracodawca, kierując pracownika w podróż służbową – zwłaszcza zagraniczną – ma obowiązek zapewnić mu odpowiedni poziom bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to konieczność wykupienia polisy turystycznej lub dedykowanego ubezpieczenia pracownika w delegacji, dostosowanego do charakteru wyjazdu i wykonywanych obowiązków.

Pracodawca, wysyłając pracownika w podróż służbową, powinien:

wykupić polisę turystyczną lub specjalne ubezpieczenie pracownika,
poinformować pracownika o zakresie ochrony,
dopilnować zgromadzenia niezbędnych dokumentów do roszczeń w razie wypadku.

Warto pamiętać, że koszt składki ubezpieczeniowej może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, co czyni ubezpieczenie nie tylko elementem ochrony pracownika, ale także racjonalnym rozwiązaniem z perspektywy finansowej firmy.

Czas podróży służbowej a zakres ochrony

Zakres ochrony ubezpieczeniowej powinien obejmować cały czas trwania podróży służbowej – od momentu wyjazdu z miejsca pracy lub zamieszkania aż do powrotu. Oznacza to, że polisa działa nie tylko w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych, ale również w czasie przejazdów, noclegów oraz czynności prywatnych podejmowanych podczas delegacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku nagłych zdarzeń losowych, które mogą wystąpić poza godzinami pracy, np. w hotelu, restauracji czy podczas przemieszczania się po miejscu delegacji.

Dobrze dobrane ubezpieczenie zapewnia więc ciągłość ochrony przez cały okres wyjazdu, niezależnie od tego, czy pracownik realizuje zadania służbowe, czy korzysta z czasu wolnego.

Ubezpieczenie a wyjazdy w ramach jednostki samorządowej

W przypadku delegowania pracowników samorządowych jednostek sfery budżetowej, kwestie ubezpieczeniowe wymagają szczególnej uwagi ze względu na obowiązujące regulacje prawne oraz specyfikę finansowania takich wyjazdów. Ochrona ubezpieczeniowa może w tym przypadku opierać się na zasadach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, które umożliwiają korzystanie z publicznych świadczeń zdrowotnych w państwach Unii Europejskiej lub EFTA.

Należy jednak pamiętać, że świadczenia te mają często charakter częściowo odpłatny lub ograniczony do zakresu wynikającego z lokalnych przepisów, co może skutkować koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów przez pracownika lub jednostkę.

Z tego względu, w sytuacji wykonywania pracy za granicą – zwłaszcza poza UE lub w ramach dłuższych delegacji – zasadne jest wykupienie dodatkowego ubezpieczenia pracownika, które uzupełni ochronę publiczną o koszty leczenia, transportu medycznego, assistance oraz odpowiedzialność cywilną.

Takie rozwiązanie pozwala jednostce samorządowej ograniczyć ryzyko finansowe i zapewnić pracownikowi realną, kompleksową ochronę podczas realizacji obowiązków służbowych poza krajem.

Ile kosztuje ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej

Koszt ubezpieczenia pracownika w podróży służbowej w Polsce bywa bardzo zróżnicowany i zależy od wielu czynników – takich jak kierunek i długość wyjazdu, charakter pracy, wybrane sumy ubezpieczenia oraz dodatkowe rozszerzenia ochrony (np. ratownictwo, OC, sprzęt służbowy).

Przykładowe orientacyjne koszty:

Polisy można znaleźć już od około 4–6 zł za dzień ochrony dla pracowników wykonujących pracę umysłową lub fizyczną, przy standardowym zakresie ubezpieczenia (koszty leczenia, NNW, OC) podczas wyjazdu zagranicznego.
W ofertach firm ubezpieczeniowych na krótkie wyjazdy służbowe (np. 1 tydzień) składki często mieszczą się w przedziale kilkudziesięciu złotych za osobę, np. około 50–100 zł w zależności od ubezpieczyciela i zakresu ochrony.
Dla dłuższych lub bardziej zaawansowanych polis z szerszą ochroną (szersze sumy KL, OC, ratownictwo, dodatkowe warianty) ceny będą wyższe – nadal jednak zwykle znacznie niższe niż potencjalne koszty leczenia czy transportu medycznego bez ubezpieczenia.

Co wpływa na cenę:

liczba dni w delegacji,
kierunek podróży (Europa vs. świat),
suma ubezpieczenia kosztów leczenia i ratownictwa,
dodatkowe ryzyka (praca fizyczna, sporty rekreacyjne, OC, bagaż, sprzęt służbowy).

Ubezpieczenie podróży służbowej zwykle kosztuje od kilku do kilkudziesięciu złotych dziennie, a całkowita składka za wyjazd tygodniowy często nie przekracza kilkuset złotych, nawet przy rozszerzonym zakresie ochrony – co czyni je niewielkim kosztem w porównaniu z ewentualnymi wydatkami medycznymi lub logistycznymi bez polisy.

Ubezpieczyciel	Koszty leczenia	NNW	OC	Bagaż / mienie	Kontynuacja leczenia NNW w Polsce	Klauzula alkoholowa	Zaostrzenie chorób przewlekłych	Assistance	Opóźnienie lotu	Składka łączna
Ergo	253 602 zł	30 000 zł	–	1 200 zł	–	Tak	Tak	Tak	–	50,60 zł
Uniqa	250 000 zł	30 000 zł	200 000 zł	2 000 zł	–	Tak	Tak	Tak	250 zł	60,50 zł
Signal Iduna	422 670 zł	15 000 zł	–	–	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	66,99 zł
Generali	300 000 zł	10 000 zł	20 000 zł	5 000 zł (kradzież)	5 000 zł	Tak	Tak	Tak	Tak	71,00 zł
AXA	200 000 zł	20 000 zł	–	–	Tak	Tak	–	Tak	Tak	74,47 zł
Proama	300 000 zł	10 000 zł	20 000 zł	1 000 zł (bagaż) + 5 000 zł (kradzież)	5 000 zł	Tak	Tak	Tak	Tak	79,00 zł

Tabela 1: Koszty polisy dla pracownika w podróży służbowej – wyjazd do Niemiec na 11 dni.

Koszty ubezpieczenia i rozliczenie z podatkiem dochodowym

Koszt ubezpieczenia pracownika w podróży służbowej może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy, o ile polisa pozostaje w bezpośrednim związku z wykonywaniem działalności gospodarczej i realizacją obowiązków służbowych przez pracownika. Wydatki poniesione na ochronę ubezpieczeniową są bowiem traktowane jako element zabezpieczenia źródła przychodu oraz ograniczenia ryzyka finansowego związanego z delegowaniem pracowników za granicę.

Kluczowe znaczenie ma jednak prawidłowe udokumentowanie tych kosztów – polisa powinna być zawarta na odpowiedni okres, obejmować konkretną podróż służbową lub grupę pracowników oraz jednoznacznie wskazywać zakres ochrony

Ważne: Dokumentacja księgowa, w tym faktura, polisa lub potwierdzenie opłacenia składki, powinno zostać zachowane na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Brak właściwego udokumentowania lub wykazania związku polisy z działalnością firmy może skutkować zakwestionowaniem wydatku jako kosztu podatkowego, dlatego kwestie formalne mają w tym obszarze równie istotne znaczenie jak sam zakres ochrony ubezpieczeniowej.

Podsumowanie

Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej jest niezbędnym elementem polityki bezpieczeństwa każdej firmy. Dzięki odpowiedniej polisie pracodawca i pracownik zyskują pewność, że koszty leczenia, transportu medycznego, ratownictwa czy szkód wyrządzonych osobom trzecim nie obciążą ich finansowo. Polisa powinna być dopasowana do rodzaju pracy, charakteru podróży oraz indywidualnych potrzeb pracowników.

Wybór odpowiedniego produktu ubezpieczeniowego zwiększa bezpieczeństwo, minimalizuje ryzyko finansowe i pozwala skupić się na wykonywaniu obowiązków służbowych bez obaw o nieprzewidziane wydatki.

Najczęściej zadawane pytania

Czy standardowe ubezpieczenie turystyczne wystarczy w podróży służbowej?

Nie zawsze. Polisa standardowa może nie obejmować sprzętu służbowego, odpowiedzialności OC ani chorób przewlekłych.

Czy ubezpieczenie pokrywa choroby przewlekłe?

Tylko jeśli polisa obejmuje odpowiednie rozszerzenie ochrony.

Czy ubezpieczenie pokrywa koszty transportu medycznego?

Tak, jeśli zostało uwzględnione w zakresie ochrony i obejmuje transport do placówek służby zdrowia.

Czy pracodawca może uwzględnić składkę ubezpieczeniową w kosztach uzyskania przychodu?

Tak, pod warunkiem, że wykupiono polisę zgodnie z obowiązkami pracodawcy i przepisami podatkowymi.

Czy ubezpieczenie obejmuje OC w życiu prywatnym i zawodowym?

Tak, jeśli polisa przewiduje ochronę odpowiedzialności cywilnej, obejmującą szkody wyrządzone osobom trzecim w czasie wyjazdu.

Jak wykupić ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej?

Polisę można wykupić online lub w placówce ubezpieczyciela po analizie indywidualnych potrzeb pracowników i rodzaju podróży.

Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej – informacje dla pracodawcy i pracownika