Jak komunikować ofertę ubezpieczenia grupowego pracownikom?

Wśród najpopularniejszych benefitów oferowanych przez firmy znajdują się ubezpieczenia pracownicze. Przykładem jest ubezpieczenie grupowe. To polisa, na której zyskują dwie strony – zarówno pracownik, jak i pracodawca. Ten rodzaj ubezpieczenia może być silnym elementem strategii HR, ale tylko wtedy, gdy zostanie dobrze zaplanowany, zakomunikowany i właściwie wdrożony. 

Polisa grupowa to niestandardowy rodzaj ubezpieczenia, które z założenia jest oferowane przez pracodawcę. Skorzystać z niego mogą pracownicy i współpracownicy określonej firmy. Propozycja taka jest przygotowywana dla danej grupy zawodowej przez ubezpieczyciela po konsultacji z właścicielem zakładu lub osobami z kadr odpowiedzialnymi za ten proces. Aby określenie ubezpieczenie grupowe miało zastosowane w firmie, muszą do niego przystąpić minimum 2 osoby. Dzięki temu z oferty takiej mogą skorzystać mikroprzedsiębiorcy, jak również duże korporacje zatrudniające kilkudziesięciu lub więcej pracowników. 

Rola pracodawcy w przedstawieniu ubezpieczenia grupowego zaczyna się od wyboru ubezpieczyciela i negocjacji oferty ubezpieczenia. Następnie koncentruje się na dostosowaniu zakresu polisy do potrzeb firmy i pracowników. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie kampanii informacyjnej, obejmującej przedstawienie pracownikom warunków ubezpieczenia i zachęcenia ich do skorzystania z oferty.

Pracownik nie podpisze, jeśli nie zrozumie, czyli dlaczego komunikacja to klucz?

Pracownika przed skorzystaniem z ubezpieczenia grupowego może powstrzymać niewiedza dotycząca zasad działania polisy, niewłaściwie dobrany lub zbyt wąski zakres ochrony oraz wysoka dopłata do składki i brak przekonania o korzyściach, jakie daje ubezpieczenie grupowe. 

Aby skutecznie przedstawić pracownikom ofertę ubezpieczenia grupowego, trzeba to zrobić w sposób prosty i zrozumiały. Ważne jest zorganizowanie spotkania informacyjnego i zapewnienie możliwości zadawania pytań przedstawicielowi ubezpieczyciela czy też pracodawcy. W trakcie przedstawiania propozycji ubezpieczenia grupowego należy unikać języka zbyt technicznego i ogólnikowego, niezrozumiałego dla określonej grupy pracowniczej. 

Kiedy i jak komunikować ofertę ubezpieczenia grupowego?

Ofertę ubezpieczenia w pracy należy przedstawić, gdy pracodawca zamierza ją wprowadzić, a pracownik ma możliwość przystąpienia do polisy. Na ogół propozycja taka jest oferowana jako dodatek do umowy, a nie element obowiązkowy. Natomiast proces przedstawienia oferty polega na zapoznaniu się zakresem ochrony i warunkami proponowanymi przez towarzystwo ubezpieczeń. Rozmowę o ubezpieczeniu grupowym z pracownikami można rozpocząć podczas cyklicznych zebrań lub w czasie onboardingu,

Po wyborze oferty ubezpieczenia grupowego pracodawca powinien przeprowadzić następujące czynności:

• Przygotować materiały informacyjne tj. broszury, infografiki, pytania i odpowiedzi (FAQ) na temat ubezpieczenia grupowego. 
• Zorganizować spotkanie z przedstawicielem ubezpieczyciela – online lub w zakładzie pracy.
• Otworzyć okno zgłoszeniowe – określenie czasu, kiedy pracownicy mogą dołączyć do programu.
• Zebrać deklaracje uczestnictwa i przekazać je ubezpieczycielowi.

Informacje o ubezpieczeniu grupowym powinna przekazać pracownikom osoba z działu kadr lub osoba zatrudniona w dziale HR wyznaczona przez pracodawcę. Przy okazji powinna zapewnić pracowników o przestrzeganiu przepisów RODO.

Pracodawca jest odpowiedzialny za negocjowanie warunków ubezpieczenia, zawarcie umowy z towarzystwem ubezpieczeniowym i zapewnienie zatrudnionym dostępu do informacji o polisie. Natomiast pracownik działu kadr lub HR w dużych firmach jest łącznikiem między pracodawcą a pracownikami w sprawach ubezpieczenia grupowego.

Jak przedstawić wartość ubezpieczenia? 

Aby przedstawić pracownikom sens posiadania ubezpieczenia grupowego, należy skupić się na korzyściach finansowych i praktycznych. Istotne jest podkreślenie, że dzięki grupowemu zakupowi polisy pracownicy będą płacić niższą składkę. Dodatkowo warto uzmysłowić osobom zainteresowanym fakt, że ten rodzaj ubezpieczenia wyróżnia się mniejszymi formalnościami, co przyczynia się do szybszego uzyskania odszkodowania.

Duże znaczenie ma również mechanizm współfinansowania przez pracodawcę składki polisy. Należy przedstawić konkretne świadczenia, na jakie mogą liczyć ubezpieczeni (np. w razie choroby, wypadku, śmierci), co zwiększy poczucie bezpieczeństwa pracowników. 

Przykładowe praktyczne wskazówki, przydatne w przedstawieniu wartości ubezpieczenia grupowego:

• Niski koszt składki dla pracownika – przedstawiając ofertę, warto skupić się na podkreśleniu, że ubezpieczenie grupowe jest tańsze niż polisa indywidualna. Dodatkowo należy wyjaśnić, że na niższy koszt składki wpływa też dofinansowanie  ze strony pracodawcy. Może on częściowo lub w całości finansować ubezpieczenie, co obniża koszt ponoszony przez samego pracownika. 
• Szeroki zakres ochrony i świadczeń – przedstawiając ofertę, warto skoncentrować się na konkretnych zdarzeniach objętych ochroną tj. choroba, pobyt w szpitalu, wypadek czy trwały uszczerbek na zdrowiu. Dzięki temu pracownik będzie wiedział, w jakich sytuacjach jest chroniony i kiedy będzie mógł liczyć na wsparcie finansowe. Dobrze jest też poinformować pracowników o możliwości rozszerzenia plisy o dodatkowe świadczenia jak pakiety zdrowotne, majątkowe, możliwość dopisania do polisy członków rodziny itp. 
• Proste formalności i szybkie procedury – przedstawiając propozycję polisy, należy zaznaczyć, że przystąpienie do ubezpieczenia grupowego gwarantuje szybkie i proste formalności w porównaniu do polisy indywidualnej. W przypadku ubezpieczenia grupowego większość formalności załatwia pracodawca oraz dział kadr albo HR. Dobrze jest także poinformować pracowników o wsparciu ze strony zakładu pracy, gdy będą zgłaszali szkodę, aby uzyskać od ubezpieczyciela świadczenia. 

Jak zwiększyć zaangażowanie i zainteresowanie?

W celu zwiększenia zaangażowania i zainteresowania pracowników ubezpieczeniem grupowym trzeba jasno komunikować korzyści wynikające z tego rodzaju polisy. Warto przeprowadzić spotkanie informacyjno-edukacyjne, aby pracownikom przedstawić szczegóły ubezpieczenia pracowniczego i zebrać od nich opinie, aby jeszcze lepiej spersonalizować ofertę polisy. 

Komunikacja i edukacja pracowników w sprawie polisy grupowej powinna obejmować:

• Podkreślenie korzyści wynikających z zapisania się do ubezpieczenia grupowego, które chroni nie tylko samych pracowników, ale także ich rodziny.
• Zorganizowanie sesji informacyjnych, podczas których pracownicy mogą zadawać pytania, by dokładniej się dowiedzieć, jak działa polisa grupowa.
• Wykorzystanie różnorodnych kanałów komunikacji – warto poinformować pracowników o ubezpieczeniu grupowym poprzez e-maile, internet oraz nieformalne rozmowy z liderami. 

Dodatkowo, aby zwiększyć zainteresowanie pracowników ubezpieczeniem grupowym, warto zadbać o budowanie zaufania i partnerskie relacje. Pracodawca lub osoby odpowiedzialne powinny znaleźć czas na zrozumienie potrzeb i aspiracji pracowników, pokazać im szczere zainteresowanie, wspierać aktywność zawodową pracowników i pomagać im rozwijać ich potencjał.

Pracodawca powinien też zapewnić pracownikom elastyczność i indywidualne podejście, by umożliwić im dokonanie wyboru i dostosowanie polisy do ich indywidualnych preferencji. Aby to jednak było możliwe, najpierw sam pracodawca powinien zdobyć odpowiednią wiedzę o ubezpieczeniu grupowym. Wtedy jego przekaz będzie wiarygodny.

Dlaczego warto informować również o rezygnacji z polisy?

Informowanie pracowników o możliwości rezygnacji z polisy grupowej jest ważne, ponieważ pozwala stworzyć rzetelny, uczciwy przekaz o proponowanym produkcie. Pracownik musi wiedzieć, że może nie tylko nie przystąpić do ubezpieczenia, ale i może z niego potem zrezygnować. Dzięki informacji o rezygnacji z polisy pracownicy również wiedzą, że mają możliwość kontynuacji ubezpieczenia w formie indywidualnej po zakończeniu zatrudnienia. Dodatkowo zyskują świadomość, że polisa grupowa nie jest obowiązkowa, ale w przypadku rezygnacji mogą ponieść konsekwencje w postaci utraty ochrony. 

Informacja o możliwości rezygnacji jest także istotna z punktu widzenia pracodawcy. Zatajenie takiej informacji mogłoby spowodować odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków związanych z obsługą ubezpieczenia, a to może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec pracowników i ich rodzin. 

Ubezpieczenie grupowe jest bardzo atrakcyjnym benefitem oferowanym w wielu firmach. Aby jednak z tego produktu mogło skorzystać jak najwięcej pracowników, trzeba im rzetelnie zaprezentować informacje o ubezpieczeniu, a także właściwie przedstawić korzyści z tego wynikające. Odpowiednia komunikacja z pracownikami jest niezwykle istotna na ten temat.